7 Lỗi Xuất Nhập Khẩu “Nhỏ Nhưng Đắt” – Doanh Nghiệp Nên Tránh

Trong xuất nhập khẩu, đôi khi không phải do thị trường hay giá cước tăng mà chính những sai sót nhỏ trong thao tác lại khiến chi phí đội lên đáng kể. Dưới đây là 7 lỗi phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường gặp – kèm theo giải pháp thực tế để tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro.

1. Khai sai chứng từ & thông tin tờ khai

Chỉ một chi tiết không khớp giữa Invoice – Packing List – Bill cũng dễ khiến tờ khai bị kéo luồng hoặc yêu cầu kiểm tra bổ sung. Với các mặt hàng nông hóa, sai HS code còn dẫn đến sai thuế VAT/thuế nhập khẩu, làm kéo dài thời gian thông quan.

Giải pháp:

• Dùng checklist chứng từ trước khi truyền tờ khai.

• So khớp tên hàng – mã HS – số lượng – trọng lượng – xuất xứ.

• Đối với hóa chất, đối chiếu thêm CAS No. hoặc catalogue để áp mã chính xác.

2. Chọn sai Incoterms → chịu phí ngoài ý muốn.

Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng FOB/CIF theo thói quen, nhưng mỗi điều kiện lại kéo theo các khoản phí khác nhau như local charge, phí D/O, CIC, handling…

Ví dụ: nhập CIF có thể bị đội phí khi hãng tàu phía người bán chỉ định nhà giao nhận “cứng”.

Giải pháp:

• Xác định rõ ai chịu phí nào từ đầu.

• Với hàng quan trọng: ưu tiên DAP/DPU hoặc FCA để kiểm soát tốt hơn.

• Với hàng hóa trị giá thấp: có thể dùng FOB/CIF để đơn giản quy trình.

3. Book tàu quá muộn – dễ bị rollover hoặc đổi lịch.

Thời điểm cuối tháng hoặc mùa cao điểm (cuối Q2 và cuối Q4), tàu thường chạy đầy chỗ. Book sát ngày dễ gặp:

• Rollover (dời chuyến).

• Cắt máng sớm.

• Tàu cancel chuyến.

Điều này khiến doanh nghiệp mất thêm phí lưu kho, lỡ kế hoạch sản xuất, hoặc trễ mùa vụ.

Giải pháp:

• Book sớm 5–10 ngày với tuyến Trung Quốc và 10–14 ngày với Ấn Độ.

• Đặt lịch có buffer thời gian nếu hàng gấp cho sản xuất.

• Luôn kiểm tra lịch tàu thực tế – không phụ thuộc ETD ban đầu.

4. Không dự trù local charges & phụ phí biến động.

Local charges tại cảng Việt Nam nhiều khi chiếm tới 10–20% tổng chi phí logistics nếu không nắm rõ: THC, CIC, Cleaning, EBS, AMS, ISF, Seal fee…

Giải pháp:

• Luôn yêu cầu báo giá all-in, tách rõ từng khoản.

• Đối chiếu phí giữa các forwarder để tránh bị “đẩy phí”.

• Theo dõi phụ phí mùa bão, mùa đỉnh điểm nếu nhập từ TQ hoặc Ấn Độ.

5. Khai sai hàng nguy hiểm (DG).

Với các mặt hàng thuốc BVTV, phân bón, hóa chất – sai UN Number hoặc Packing Group có thể khiến hãng tàu:

• Từ chối xếp hàng.

• Phạt hoặc yêu cầu đóng lại container.

• Kiểm tra MSDS kỹ hơn làm chậm lịch tàu.

Giải pháp:

• Kiểm tra MSDS mục 14 (Transport Information).

• Đối chiếu IMDG Code đúng phiên bản.

• Thông báo DG cho hãng tàu ngay khi book, không để sát ngày.

6. Không tính thời gian thông quan vào ngày lễ – cuối tuần.

Nếu hàng về đúng ngày chủ nhật, nghỉ lễ hoặc cuối giờ hành chính, doanh nghiệp có thể bị tính lưu bãi 1–2 ngày dù không làm sai gì.

Giải pháp:

• Chọn ETA vào Thứ 2–Thứ 5 để kịp mở tờ khai & lấy container.

• Với hàng cần kiểm dịch/hóa chất: tránh cập cảng ngày thứ 6.

7. Thiếu hồ sơ khi bị kiểm tra hoặc phân luồng đỏ.

Các mặt hàng nông nghiệp – nông dược thường phải có CO, CQ, MSDS, Catalogue, Phiếu kiểm nghiệm… Thiếu 1 trong các giấy này có thể làm thông quan bị kéo dài, ảnh hưởng kế hoạch sản xuất hoặc mùa vụ.

Giải pháp:

• Chuẩn bị bộ hồ sơ chuẩn ngay từ khi đàm phán hợp đồng.

• Lưu trữ bản mềm để gửi nhanh cho đại lý khi cần.

• Với hàng mới nhập lần đầu: trao đổi trước với hải quan về yêu cầu hồ sơ.

Tổng kết

Hoạt động XNK không chỉ cần đúng quy trình mà còn cần sự chủ động. Chỉ cần chuẩn bị kỹ, kiểm tra hồ sơ và theo sát lịch tàu, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí và giữ chuỗi cung ứng ổn định – đặc biệt với các mặt hàng phục vụ nông nghiệp, sản xuất, hoặc mùa vụ cố định.